Max-avis
Smartsuite.com avis : SmartSuite est une plateforme complète de gestion de projet qui permet aux équipes de gérer, coordonner et analyser les flux de travail des projets et des tâches.
Ainsi, que ce soit en travail à distance ou au bureau, les utilisateurs peuvent se connecter facilement et collaborer avec les autres membres de l’équipe, en élaborant des plans visuels pour définir les objectifs des projets et des tâches à accomplir. Grâce à une interface conviviale basée sur le glisser-déposer, les utilisateurs peuvent utiliser les outils de gestion des flux de travail pour économiser du temps sur les tâches répétitives et automatiser les flux de travail simples et complexes.
Avec plus de 200 modèles prédéfinis et plus de 40 types de champs, les équipes peuvent créer des flux de travail adaptés à divers domaines tels que le développement de produits, la restauration, le support client, la gestion des tickets informatiques, la planification d’événements, les ressources humaines et le recrutement, et bien d’autres encore.
SmartSuite réunit les processus et les tâches au sein de l’entreprise, en prenant en compte vos activités quotidiennes. C’est un outil de gestion du travail conçu spécialement pour les travailleurs virtuels d’aujourd’hui, offrant des fonctionnalités d’automatisation et une interface conviviale qui simplifie votre travail. Ainsi, si vous utilisez actuellement des feuilles de calcul, MS Planner ou si vous essayez de regrouper plusieurs systèmes, SmartSuite pourrait être la solution idéale pour vous.
Pour en savoir plus sur cet outil, le mieux est de continuer à lire cette évaluation de Max-Avis.
Qu’est-ce que l’outil SmartSuite.com ?
Si vous mettiez Airtable, Notion et monday.com dans un mixeur, vous obtiendriez SmartSuite.
Tout d’abord, SmartSuite est un outil de gestion du travail qui combine les fonctionnalités de base de la gestion de projet avec l’automatisation des processus et des flux de travail. Votre tableau de bord est constitué de solutions, semblables à des applications, des bases de données. Ou encore, des flux de travail (si vous vous souvenez de Lotus Notes, cela m’en a rappelé). Mais en mieux. Car elles sont toutes interconnectées, évitant ainsi la duplication.
Chaque solution est accompagnée d’un guide qui vous explique comment l’utiliser et quel est son objectif. Vous pouvez le personnaliser entièrement pour adapter le texte et fournir un bref commentaire à vos collègues.
Les différents modèles de tâches
Qui peut utiliser l’outil SmartSuite.com avis ?
SmartSuite est une solution précieuse pour toute entreprise cherchant à intégrer ses modèles de flux de travail et à centraliser ses opérations. Elle a été spécialement conçue pour offrir une plateforme complète où les informations, les processus et les outils de communication sont intégrés et travaillent ensemble pour atteindre un objectif commun.
SmartSuite est entièrement évolutive. Ce qui signifie donc qu’elle peut être utilisée de manière efficace dans des entreprises de toutes tailles, des petites aux grandes entreprises.
Quelles sont les différentes fonctionnalités présentes ?
Les différents modèles
Avec une collection de plus de 200 modèles de solutions prêts à l’emploi, vous pouvez rapidement explorer. Et ainsi, commencer votre projet. Ces modèles ont été soigneusement sélectionnés avec l’apport d’experts de l’industrie. Ce qui vous permet de profiter des meilleures pratiques de chaque domaine sans avoir à créer quoi que ce soit à partir de zéro.
Les modèles disponibles couvrent une large gamme de secteurs, tels que :
- les services professionnels.
- Les organisations à but non lucratif.
- La santé.
- Le bien-être.
- La sécurité.
- Et bien d’autres encore.
De plus, il existe des modèles spécifiquement conçus pour la gestion de projet, comprenant notamment :
- Objectifs et résultats clés (OKR)
- Gestion de programmes
- Objectifs et objectifs
- Méthodologie Agile
- Demandes de changement
- PM Lite (gestion de projet simplifiée)
- Gestion de portefeuille
- Demandes de projet
Et bien plus encore. Chaque aspect nécessaire pour gérer un PMO a déjà été pensé et créé pour vous. Vous avez le choix entre utiliser les modèles préexistants ou partir de zéro selon vos préférences.
Chaque modèle est accompagné d’une démonstration en direct pour vous permettre de voir ses fonctionnalités. Si vous l’appréciez, vous pouvez charger le modèle dans votre compte et commencer à l’utiliser tel quel, ou le personnaliser selon vos besoins.
La gestion de projets
L’un des problèmes que j’observe au sein des organisations est le manque parfois de liste des projets en cours. Bien que cela puisse sembler simple, la gestion de cette base de données peut être perçue comme une tâche supplémentaire.
Avec SmartSuite, vous pouvez simplement utiliser la solution de gestion de projet pour enregistrer tous les projets, leur état, les dates clés. Ainsi que, leur progression.
Les différentes fonction de la gestion de projets
Les projets peuvent être associés à des étapes clés, des livrables, des rapports d’état et du personnel. Ce qui vous permet donc d’avoir plusieurs onglets ou vues dans la base de données du projet.
De plus, vous pouvez créer des liens vers d’autres solutions (bases de données/ensembles d’enregistrements) dans le système. Cela est très pratique. Car vous n’avez pas besoin de créer des listes de personnel pour l’allocation des ressources dans chaque solution individuelle.
La fonction de collaboration est intégrée dans SmartSuite. Il y a un champ de commentaires similaire à Slack ou Taskade où vous pouvez mentionner quelqu’un en utilisant @. Et cette personne le verra dans ses notifications comme une tâche à accomplir.
J’apprécie le fait que cela transforme les discussions en actions plus formelles, au niveau le plus bas. Ce qui signifie qu’aucune tâche ne peut être oubliée ou négligée.
Si vous avez besoin de champs supplémentaires, il vous suffit de les ajouter. Il existe 44 types de champs différents, chacun avec une validation des données, vous permettant ainsi de vous assurer que vos collègues saisissent correctement les informations et ne perturbent pas vos plans.
Les types de champs disponibles comprennent :
- Texte sur une seule ligne et texte long
- Sélection unique et sélection multiple
- Dates, plages de dates et heures
- Nombres, comptages, formules, totaux et recherches
- Monnaie
- Pourcentages
- Noms, adresses e-mail, numéros de téléphone et adresses
- Liens et réseaux sociaux
- Fichiers et images
- Mots-clés
En outre, toutes les fonctionnalités de gestion de projet auxquelles vous vous attendez sont disponibles, telles que :
- Assigné à
- Date d’échéance
- Durée
- Pourcentage accompli
- Statut
- Journal de suivi du temps
- Listes de contrôle
Pratiquement tout ce dont vous auriez besoin pour créer des données détaillées dans vos enregistrements. Le meilleur de tous ces champs se trouve dans SmartDocs.
La fonction SmartDocs
J’ai été particulièrement impressionné par le champ SmartDoc. Il s’agit d’un champ au sein de l’enregistrement qui vous permet de créer une section de texte totalement libre avec une mise en forme.
En substance, c’est comme si vous ajoutiez un mini-Google Doc à votre dossier. Vous pouvez également le voir comme une page vierge dans Notion où vous pouvez écrire (avec des commandes similaires). Le tout en étant connecté à votre projet.
Vous pouvez l’utiliser pour créer une liste des points clés :
- Des réunions.
- Des exigences.
- Des communiqués de presse.
- Des supports de formation et bien plus encore.
Le problème que je rencontre avec Google Docs, c’est que je ne peux jamais retrouver le document lorsque j’en ai besoin.
Cela ne se produirait pas si mon fichier était intégré directement dans le dossier, de sorte que tout serait au même endroit et lié à tous les autres éléments nécessitant cette information.
De plus, si vous avez besoin de faire une recherche, la fonctionnalité de recherche avancée de SmartSuite vous permet de trouver facilement n’importe quel enregistrement, même ceux que vous avez oublié d’avoir créés.
Enfin, cerise sur le gâteau, SmartSuite s’intègre directement à Grammarly.
Les vues de données
Il est important de prendre en compte que nos équipes travaillent de différentes manières. À partir de mon expérience en tant que créateur passionné de diagrammes de Gantt, je peux affirmer que certaines tâches se prêtent mieux à une interface Kanban basée sur des colonnes. SmartSuite propose les deux options, et bien plus encore.
Vous avez la possibilité de créer une vue Kanban, une vue calendrier, une chronologie et le format classique en “liste”.
De plus, si vos données sont adaptées aux cartes et aux graphiques, vous pouvez également les générer. Toutes ces options peuvent être combinées et présentées dans un tableau de bord personnalisable.
La vue chronologique peut être basée sur n’importe quel champ de date, mais son utilisation la plus courante est de créer une chronologie similaire à un diagramme de Gantt en utilisant la date d’échéance.
Bien que SmartSuite ne l’appelle pas explicitement un diagramme de Gantt, il offre des fonctionnalités similaires, mais plus interactives et riches. Lorsque vous cliquez sur une activité, vous pouvez afficher les sous-activités associées.
Chaque activité peut être attribuée à une personne et le pourcentage d’achèvement augmente au fur et à mesure que les tâches sont complétées.
Cependant, la gestion des dépendances semble nécessiter une certaine intervention manuelle. Vous pouvez lier les enregistrements (tâches) entre eux, mais cela reste assez limité.
La vue Mon Travail
La vue “Mon travail” est votre liste des affectations et tâches en cours en temps réel. Tout le monde peut assigner du travail à quelqu’un d’autre avec une date d’échéance et une priorité. Lorsqu’une tâche vous est assignée, elle apparaîtra dans vos notifications et dans la vue “Mon travail”.
Votre liste de tâches affichera le nombre de jours restants avant l’échéance de chaque tâche. Vous pouvez même voir un visage souriant/triste pour mettre en évidence les tâches en cours ou en retard.
Lorsque vous marquez une tâche comme résolue, elle apparaîtra dans votre liste des éléments récemment terminés. Si vous êtes arrivé à la fin de la semaine et que vous avez oublié ce que vous avez fait lundi, vous apprécierez cette fonctionnalité.
Les tableaux de bord SmartSuite
Les tableaux de bord vous permettent d’avoir une vision globale de l’état d’un projet ou d’une série de projets.
Vous pouvez intégrer une variété de widgets dans le tableau de bord, tels que :
- Compte à rebours (idéal pour suivre le temps restant jusqu’au lancement)
- Code personnalisé
- Fichiers Google Suite
- 12 types de graphiques
- Contenus Vimeo, YouTube et Figma
- Google Meet et Zoom – pas besoin d’envoyer des liens de réunion, tout est intégré !
- Horloges mondiales (ceci aurait été utile lorsque je travaillais avec mon ancienne équipe internationale)
Vous pouvez partager le tableau de bord en lecture seule avec des personnes extérieures à votre organisation.
Les rapports
Si vous avez de l’expérience dans la gestion de projet, vous avez sûrement rencontré des sponsors de projet et des clients qui ne souhaitent pas utiliser votre tableau de bord, mais qui préfèrent simplement voir un rapport. Avec SmartSuite, vous pouvez également répondre à cette demande.
La sélection des champs à afficher, la configuration des autorisations pour les autres utilisateurs, puis le partage des rapports sont des tâches simples à réaliser avec SmartSuite. Vous avez également la possibilité d’exporter les rapports au format PDF ou de les envoyer par e-mail.
L’automatisation et workflows
Imaginez la possibilité de vous débarrasser d’une partie du travail répétitif et fastidieux lié à la configuration du système. C’est précisément ce que SmartSuite s’efforce de réaliser.
C’est tellement bénéfique de gagner du temps grâce à des automatisations de processus simples telles que :
- Envoyer un e-mail à x lorsque le statut est “en cours”
- Créer une tâche lorsque la valeur passe de x à y
- Changer le statut en priorité élevée et attribuer y à la révision lorsque le ticket est dans la file d’attente depuis x jours
- Envoyer une notification à x lorsque la date de sortie prévue est dépassée
- Envoyer un rapport hebdomadaire à x, y et z tous les lundis à 9h
Il est possible de créer des actions en plusieurs étapes, vous permettant ainsi de gagner encore plus de temps et de faire avancer les choses pendant que vous vous occupez d’autres tâches. Pour le moment, le choix d’automatisations n’est pas très étendu, mais de nouvelles sont régulièrement publiées, donc je les vois s’ajouter à mon compte.
Qu’est-ce qui rend SmartSuite différent des autres outils similaires ?
Selon moi, il y a deux fonctionnalités qui distinguent SmartSuite.
- La première fonctionnalité qui le distingue est son flux de travail intuitif. Tout se fait par glisser-déposer, cliquer et sélectionner, ce qui signifie que vous n’avez pas besoin d’être un expert en codage pour configurer ces automatisations. Étant donné qu’il y a souvent des tâches répétitives dans la planification et l’administration de projets, pouvoir les automatiser est extrêmement bénéfique. Ce n’est pas une solution de faible code à proprement parler, mais elle offre une grande personnalisation et est conçue de manière à ce que les utilisateurs finaux puissent la configurer selon leurs besoins sans avoir à faire appel à l’équipe informatique pour créer le flux de travail.
- Deuxièmement, la convivialité. Il a été développé en pensant aux acteurs de terrain. Ce ne sont pas les cadres supérieurs qui effectuent les tâches quotidiennes, créent des enregistrements, mettent à jour des projets, initient des flux de travail et collaborent sur des éléments. Il est conçu pour être utilisé par les personnes qui réalisent le travail au quotidien. Cela signifie que vous n’avez pas besoin d’un administrateur système ou d’un analyste PMO pour gérer le produit. Je remarque de plus en plus cette tendance dans les logiciels : une nouvelle génération de produits qui intègrent le back-end dans le front-end, vous permettant ainsi d’ajouter des champs, etc., sans avoir à passer d’une vue administrateur à une vue utilisateur. Tant que vous disposez des autorisations appropriées, vous pouvez tout faire depuis votre profil “normal”.
Enfin, SmartSuite propose une application mobile qui vous permet de rester connecté(e) en déplacement et d’avoir toujours accès à vos projets et données de processus, où que vous soyez.
Quel est le cout de ce logiciel SmartSuite ?
Démarrez votre expérience avec SmartSuite en profitant d’un essai gratuit de 14 jours qui vous permet de tester le logiciel au sein de votre entreprise avant de vous engager.
De plus, SmartSuite facilite votre investissement en combinant des fonctionnalités exceptionnelles avec une structure de tarification avantageuse.
Vous pouvez commencer avec SmartSuite à partir de 10 $ par utilisateur et par mois, puis passer à 25 $ et 35 $ selon les différents plans.
SmartSuite.com avis positifs et négatifs
Les points forts
Un outil très simple
- Simplicité d’utilisation : SmartSuite a été conçu pour être convivial et facile à prendre en main. Même les utilisateurs novices en technologie peuvent rapidement maîtriser l’interface intuitive du logiciel. Vous n’avez pas besoin d’avoir des compétences techniques avancées pour profiter pleinement de toutes les fonctionnalités et applications offertes par SmartSuite.
- Polyvalence et adaptabilité : SmartSuite est un logiciel polyvalent qui peut être utilisé dans une grande variété de cas d’utilisation, de processus et d’applications. Que vous soyez une petite entreprise, une équipe de projet ou un professionnel indépendant, SmartSuite peut s’adapter à vos besoins spécifiques. Il peut vous aider à gérer vos tâches, vos projets, vos finances, vos ressources humaines, vos ventes et bien plus encore, tout en vous offrant des fonctionnalités et des outils adaptés à votre domaine d’activité.
SmartSuite.com avis : un outil très complet
- Fonctionnalités complètes : SmartSuite propose un large éventail de fonctionnalités qui répondent aux besoins de nombreux secteurs d’activité. Vous pouvez créer des tableaux de bord personnalisés, gérer des bases de données, automatiser des processus, collaborer en temps réel avec votre équipe, suivre et analyser vos performances, et bien plus encore. SmartSuite est une solution complète qui vous permet d’avoir toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin au sein d’un seul logiciel.
- Gain de temps et d’efforts : Grâce à sa simplicité d’utilisation et à ses fonctionnalités avancées, SmartSuite vous permet d’optimiser votre productivité en automatisant les tâches répétitives. Et en simplifiant les processus complexes. Vous pouvez gagner du temps précieux en évitant les tâches manuelles fastidieuses. Et en vous concentrant sur des activités à plus forte valeur ajoutée. SmartSuite vous permet d’accomplir plus de travail en moins de temps, ce qui améliore votre efficacité et votre rentabilité.
- Support technique et assistance : SmartSuite offre un excellent support technique et une assistance de qualité à ses utilisateurs. Vous pouvez compter sur une équipe de professionnels compétents et dévoués pour répondre à vos questions, résoudre vos problèmes et vous guider tout au long de votre expérience avec le logiciel. Que ce soit par le biais de l’assistance en ligne, de la documentation détaillée. Ou encore, du service clientèle, vous êtes entre de bonnes mains avec SmartSuite.
- Un excellent support client : Chez SmartSuite, nous croyons en l’importance d’offrir un support client de qualité supérieure. Notre équipe dévouée est toujours prête à répondre à vos questions, à résoudre vos problèmes. Mais aussi, à vous guider dans l’utilisation de notre logiciel. Nous sommes là pour vous aider à tirer le meilleur parti de SmartSuite et à garantir votre satisfaction à chaque étape de votre parcours.
Les fonctionnalités poussées de l’outil SmartSuite
- Évitez la duplication d’efforts ou de synchronisation : Avec SmartSuite, vous pouvez créer des données ou des enregistrements une seule fois et les lier à tous les autres éléments du système. Cela signifie qu’une modification ou une mise à jour effectuée dans un endroit se répercutera automatiquement partout ailleurs où ces données sont utilisées. Vous évitez ainsi les tâches répétitives et les erreurs de synchronisation, ce qui vous permet de gagner du temps et de maximiser votre productivité.
- Pas besoin d’un administrateur central du PMO : Contrairement à certains autres systèmes, SmartSuite ne nécessite pas qu’un administrateur central du PMO maintienne le système en permanence. Grâce à son interface conviviale et à sa facilité d’utilisation, les utilisateurs peuvent gérer leurs propres tâches, projets et ressources sans dépendre d’un administrateur. Cela vous donne plus d’autonomie et vous permet de garder le contrôle sur vos activités sans complications inutiles.
- Transition facile à partir d’autres outils : Si vous utilisez actuellement des feuilles de calcul ou d’autres outils pour gérer vos données et processus, SmartSuite facilite la transition. Vous pouvez facilement importer vos données existantes dans le logiciel et commencer à travailler immédiatement. La courbe de changement est faible pour les utilisateurs, ce qui signifie que vous n’aurez pas besoin d’une longue période d’adaptation ou de formation intensive. Vous pouvez commencer à profiter des avantages de SmartSuite rapidement et en toute fluidité.
Les points à améliorer
- Besoin de nouvelles fonctionnalités pour les tableaux de bord : Bien que SmartSuite soit un outil complet en termes de fonctionnalités, certains utilisateurs peuvent souhaiter des fonctionnalités plus précises liées aux tableaux de bord. Cela peut inclure des options de personnalisation supplémentaires, des visualisations de données plus avancées ou des fonctionnalités de suivi plus détaillées. Bien que le logiciel soit déjà puissant, il peut y avoir des améliorations potentielles à explorer dans cette zone.
- Absence de fonctionnalités de feuille de temps : L’un des points faibles de SmartSuite est l’absence d’une fonctionnalité de feuille de temps. Cela signifie que la gestion du temps et le suivi des heures de travail des ressources peuvent être limités. Si votre entreprise a besoin d’un suivi précis des heures de travail, cela peut être considéré comme une lacune dans l’outil. Cependant, il est important de noter que SmartSuite se concentre principalement sur les prévisions de ressources, ce qui peut compenser cette limitation pour certaines entreprises.
- Nécessité de créer des modèles personnalisés : Bien que SmartSuite propose une gamme de modèles prédéfinis, il peut arriver que vous souhaitiez des fonctionnalités spécifiques qui ne sont pas incluses dans ces modèles. Dans de tels cas, vous devrez créer vos propres modèles personnalisés. Cela peut nécessiter un certain temps et une certaine expérimentation pour parvenir à des résultats exactement comme vous le souhaitez. Il est donc important d’être prêt à explorer et à personnaliser l’outil pour répondre à vos besoins spécifiques.
SmartSuite.com avis final
En résumé, Smartsuite révolutionne la manière dont les organisations accomplissent et gèrent leurs projets en proposant une plateforme collaborative de gestion du travail.
Cette application permet aux équipes de planifier, suivre. Mais aussi, gérer leurs flux de travail, qu’il s’agisse de projets, de processus en cours. Ou même, de tâches quotidiennes récurrentes.
Smartsuite est particulièrement adapté pour :
- La gestion des ventes.
- La stratégie marketing.
- La gestion des ressources humaines.
- Le développement de produits, etc.
- La visualisation des données et des informations avec Smartsuite est à la fois simple et agréable : l’interface vous offre la possibilité de diversifier vos vues grâce à des tableaux de bord, des cartes, des calendriers, et bien d’autres options.
Enfin, qu’avez-vous pensé de notre test sur : SmartSuite.com avis ?
